CASE REAL · DISTRIBUIÇÃO DE ALIMENTOS · SÃO PAULO · FEVEREIRO DE 2026
Pedidos organizados. Menos retrabalho entre canais e ERP.
Como uma distribuidora de alimentos da Zona Leste de São Paulo tornou mais rápido e confiável o tratamento de pedidos que chegavam por WhatsApp, telefone e e-mail — mantendo a equipe no controle.
Empresa de distribuição de alimentos, com 22 colaboradores e cerca de 1.600 pedidos por mês. A identificação comercial da empresa não é publicada nesta página.
O pedido chegava. O trabalho manual começava.
Com pedidos distribuídos entre mensagens, ligações e e-mails, a equipe precisava localizar os dados, conferir as informações e registrá-las no ERP. Quando faltava um campo ou havia divergência, alguém voltava ao canal de origem para esclarecer.
O desafio não era trocar o sistema da empresa. Era reduzir a redigitação e organizar as exceções sem tirar das pessoas as decisões comerciais.
Imagem ilustrativa; os indicadores abaixo pertencem ao case real.VEJA COMO FUNCIONA · DEMONSTRAÇÃO INTERATIVA
Um pedido pode chegar de jeitos diferentes.
O trabalho precisa continuar claro.
Toque em “Mensagem”, “Documento” ou “Áudio”. Depois avance pelas etapas. Assim fica mais fácil visualizar o que a solução organiza e em que momento a equipe decide.
“Bom dia! Preciso de 20 caixas do item A. Pode entregar na quinta? O endereço é o mesmo.”
Mensagem ilustrativaA informação ganha forma.
A IA ajuda a separar produto, quantidade e prazo. Um dado ambíguo fica marcado para confirmação.
- Produto
- Item A
- Quantidade
- 20 caixas
- Entrega
- Confirmar data e endereço
O processo da empresa define o que precisa de aprovação humana.
Este case registra um projeto real da UAK. A interação acima ilustra, de forma didática, como o fluxo organiza pedidos; o item e a quantidade são exemplos esquemáticos e não reproduzem a mensagem original do cliente. Nenhum dado operacional da empresa é enviado ao sistema.
ANTES E DEPOIS
Menos tempo na rotina.
Mais pedidos prontos para revisar.
A comparação considera o fluxo de tratamento de pedidos e as correções necessárias, no volume observado antes e depois da implantação.
TRADUZINDO OS INDICADORES PARA O DIA A DIA
É como tirar quase um dia de trabalho manual da equipe a cada dia útil.
O volume observado equivaleu a cerca de 80 pedidos por dia útil. Antes, aproximadamente 13 pedidos em cada dia precisavam voltar para correção; depois, eram cerca de 5. A diferença média foi de 8 horas e 48 minutos de trabalho da equipe por dia útil, somando todas as pessoas envolvidas.
Esse tempo não saiu de uma única pessoa nem significa demissões. É tempo de trabalho que pode voltar para outras tarefas, como atender clientes, resolver exceções e acompanhar a operação.
277 h → 101 h
Estimativa mensal para tratar 1.600 pedidos, incluindo a conferência inicial e o tempo adicional gasto em correções.
24 → 6 min
O tempo mediano caiu 75% entre a chegada do pedido e a disponibilização para revisão da equipe.
16% → 6%
Foram 160 ciclos de correção a menos no volume mensal de referência, uma queda de 62,5%.
ANTES · JANEIRO DE 2026
Informação espalhada e conferência repetida
Na amostra de 10 dias úteis, de 19 a 30 de janeiro, foram tratados 800 pedidos. O trabalho exigia em média 8 minutos por pedido para registrar e conferir. Cerca de 16% precisavam de correção, com mais 15 minutos de trabalho por ocorrência.
DEPOIS · FEVEREIRO DE 2026
Dados organizados e exceções destacadas
Entre 2 e 27 de fevereiro, o fluxo acompanhou 1.600 pedidos em 20 dias úteis. O registro e a conferência passaram a levar, em média, 3,2 minutos por pedido; 6% precisaram de correção, com 10 minutos adicionais por ocorrência.
BASE COMPARADA
80 pedidos por dia útil
Janeiro: 800 pedidos em 10 dias úteis. Fevereiro: 1.600 pedidos em 20 dias úteis. A comparação projeta o cenário anterior para o mesmo volume mensal, para não confundir aumento de pedidos com ganho do fluxo.
O QUE A UAK APLICOU
Um fluxo assistido que respeita o processo da empresa.
A solução organizou o caminho entre a mensagem recebida e a conferência no ERP. Casos claros avançavam mais rápido; dúvidas e divergências continuavam visíveis para a equipe.
Em linguagem simples: imagine um assistente digital que organiza uma pilha de pedidos e marca o que está faltando. Ele prepara o terreno; uma pessoa confere e dá o “pode seguir”. O ERP continua sendo o sistema oficial da empresa.
- 01
Reunir pedidos que chegavam por canais diferentes
As informações deixaram de depender de buscas manuais em conversas e caixas de entrada.
- 02
Organizar os dados importantes para a operação
Cliente, itens, quantidades e demais campos necessários eram preparados em um formato consistente.
- 03
Apontar lacunas e divergências
Informações incompletas ou incompatíveis eram destacadas para conferência, em vez de seguirem silenciosamente.
- 04
Deixar a aprovação com a equipe
Uma pessoa revisava o pedido e decidia sobre preço, disponibilidade, condição comercial e registro final.
COMO LER OS NÚMEROS
Capacidade liberada não é o mesmo que dinheiro economizado.
1.600 pedidos × 8 minutos, mais 256 correções × 15 minutos = aproximadamente 277 horas de trabalho manual.
1.600 pedidos × 3,2 minutos, mais 96 correções × 10 minutos = aproximadamente 101 horas de trabalho manual.
A diferença é de cerca de 176 horas no mês de referência, ou 63,5% menos tempo de trabalho manual nesse fluxo.
Leitura financeira: usando R$ 32 por hora como referência, 176 horas equivalem a R$ 5.632 de capacidade de trabalho no mês. Isso não significa redução comprovada de folha, despesa ou saída de caixa. O valor financeiro depende do que a empresa fez com o tempo liberado e de seus custos reais.
O QUE FEZ DIFERENÇA
A mudança veio do encaixe com a rotina.
O ERP continuou no centro
A equipe pôde melhorar o fluxo sem substituir de imediato o sistema que já sustentava a operação.
As exceções ficaram mais claras
Informação ausente ou divergente passou a chamar atenção antes de se transformar em retrabalho mais adiante.
A decisão comercial continuou humana
A solução preparava e organizava; a equipe confirmava condições e aprovava o registro.
TRAGA O EXEMPLO PARA SUA REALIDADE
Quanto tempo sua equipe dedica a uma rotina repetida?
Faça uma conta simples com números aproximados. Você não precisa conhecer IA nem o seu sistema por dentro.
Uma rotina de cada vez.
Informe uma estimativa de volume e duração para ver o esforço atual da sua equipe e uma pergunta útil para avaliar a oportunidade.
Entenda o processo
Confira dados e sistemas
Meça antes e depois
A conta mostra horas de trabalho atuais. Não calcula economia, lucro ou resultado futuro. A possibilidade de melhorar depende do processo e precisa ser validada em um piloto.
O APRENDIZADO
Começar por uma rotina mensurável tornou o projeto concreto.
O resultado não veio de “colocar IA em tudo”. Veio de escolher um trabalho frequente, entender onde o tempo se perdia, conectar o novo fluxo ao ERP existente e comparar indicadores antes e depois. Para outra empresa, o processo, os dados e os resultados podem ser diferentes; por isso, o primeiro passo é medir a própria operação.
Este case mostra uma aplicação de inteligência artificial em uma rotina empresarial. Não é promessa de que o mesmo percentual será alcançado em outro contexto.
PERGUNTAS QUE DONOS DE EMPRESA FAZEM
Sem jargão. Sem promessa mágica.
Abra as respostas para entender os termos, os números e o papel das pessoas neste projeto.
O que é ERP, em palavras simples?
É o sistema de gestão que muitas empresas usam para registrar vendas, estoque, compras, financeiro e outras partes da operação. Neste case, o ERP existente continuou sendo o lugar oficial do registro; a melhoria aconteceu no trabalho que preparava os pedidos para chegar a ele.
A empresa precisou trocar de sistema?
Não. A proposta foi organizar o caminho entre os canais de entrada e o ERP que a distribuidora já usava. Isso importa porque trocar um sistema central pode exigir tempo, treinamento, investimento e adaptação de vários processos.
A inteligência artificial aprovava a venda sozinha?
Não. Ela ajudava a organizar as informações e apontar o que faltava ou não combinava. A equipe revisava os dados e continuava responsável por preço, estoque, prazo, condições comerciais e aprovação do registro.
O que quer dizer “63,5% menos trabalho manual”?
É a diferença entre cerca de 277 horas e 101 horas mensais estimadas para o mesmo volume de 1.600 pedidos: 176 horas a menos, divididas pelas 277 horas do cenário anterior. O resultado é arredondado. Ele descreve este fluxo observado e não prevê o resultado de outra empresa.
As 24 para 6 minutos são o prazo de entrega ao cliente?
Não. É o tempo mediano entre a chegada do pedido e ele ficar pronto para a equipe revisar. Não é prazo de entrega, promessa feita ao cliente nem tempo até o produto chegar ao destino.
R$ 5.632 foi dinheiro que a empresa economizou?
Não necessariamente. É uma referência de capacidade: 176 horas multiplicadas por R$ 32 por hora. Esse valor só vira redução de custo ou receita adicional se a empresa conseguir convertê-lo em resultado financeiro. Por isso, a página não chama esse número de economia comprovada.
Minha empresa também pode reduzir 63,5%?
Não dá para prometer isso. O resultado depende de quantos pedidos existem, de como chegam, do ERP, da qualidade dos dados, das exceções e da participação da equipe. O jeito responsável é medir o processo atual, testar em escala controlada e comparar os mesmos indicadores.
Preciso saber de tecnologia para conversar com a UAK?
Não. Comece contando como o trabalho é feito hoje: onde o pedido chega, quem confere, onde a informação é digitada de novo e o que costuma dar errado. A UAK traduz essa rotina em uma oportunidade que a empresa pode avaliar antes de decidir se quer investir.
APROFUNDE O TEMA
Veja aplicações relacionadas.
↗Pedidos sem redigitação
Explore uma possibilidade de organizar dados de pedidos antes do registro no sistema.
↗Explore os cenários hipotéticos
Esses exemplos são simulações didáticas e estão separados deste case real.
O PRÓXIMO PASSO É ENTENDER O SEU CONTEXTO
Qual rotina está consumindo o tempo da sua equipe?
Conte o que chega por mensagem, o que precisa ser digitado de novo ou onde as informações se perdem. A UAK ajuda a avaliar se vale a pena transformar esse fluxo.